Помощник руководителя по офису, офис-менеджер

Архитектурно-дизайнерское бюро, занимающееся строительством и проектированием (сектор класса «люкс» в том числе в РФ и Европе). За этим брендом стоит большая команда увлеченных специалистов, влюбленных в свое дело.Нам в команду нужен специалист- активный и открытый ко всему новому, знающий документооборот, умеющий составлять письма и запросы, влюбленный в порядок, умеющий вести таблицы в Google и Excel, способный находить любую информацию и с энтузиазмом решать нестандартные вопросы.

Чем предстоит заниматься:

Планирование рабочего времени руководителя, ведение календаря встреч и совещаний.
Организация встреч и совещаний (онлайн, оффлайн), подготовка материалов к ним. Отслеживание переноса времени встреч, сопровождение телефонных/видео конференций, оформление документации, подготовка презентаций.
Жизнеобеспечение офиса.
Встреча гостей (чай/кофе);
Организация командировок, оформление отчетных документов, представительских расходов, визовая поддержка.
Координация и распределение телефонных звонков, корреспонденции и посетителей.
Выезд с руководителями по необходимости на встречи и мероприятия (сопровождение, фото/видео съемка, заполнение отчета о событии)
Помощь в подготовке мероприятий по социальной направленности (Закупка сувениров и призов, ведение таблиц, написание писем)
ведение календаря дней рождения внутри компании и партнеров;
Подготовка подарков для официальных встреч с партнерами
Сбор информации и подготовка документов, презентаций по распоряжению руководителя;
Составление протоколов и других документов по итогам встреч и совещаний;
Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя, переговорных зон;
Доведение до работников компании распоряжений руководителя в пределах его компетенции;
Выполнение личных поручений руководителя, family office, travel support (по необходимости).
Взаимодействие с водителями, курьерами;
Контроль исполнения поручений руководителя, подготовка отчетов по выполнению.
Вы нам подойдете, если :
Вы мастерски владеете тайм -менеджментом, умеете грамотно организовать свое время и время руководителя
Быстро переключаетесь между задачами
У Вас грамотная устная и письменная речь
Вы обладаете знаниями делового этикета
У Вас высокие организаторские способности и коммуникативные навыки
Вас привлекает высокий темп работы и новизна задач
Готовы быть на связи практически в режиме 247
Мобильность
Соблюдаете субординацию, умеете выстраивать благоприятные отношения с коллективом.
Мы предлагаем:
Работу в дружной команде профессионалов;
Действительно семейную атмосферу в комфортном офисе;
Работа в 5 минутах ходьбы от м. Славянский бульвар;
График работы 5/2 с 10.00 до 19.00, суббота, воскресенье выходной;
Оформление по ТК

№ 8857309, Размещено 19 марта

171

Ещё Поднять

Избранное

• Разослать
• Редактировать